Dlaczego Outsourcing?

outsourcing usług księgowych

W XXI wieku czas to jedno z najcenniejszych dóbr jakie posiadamy. Prowadzenie swojej firmy to nie tylko zarządzanie zasobami ludzkimi oraz kapitałem, ale także efektywne wykorzystanie czasu. Przy natłoku obowiązków i zadań, które musimy zrealizować każdego dnia, trudno skupić się na kluczowych obszarach czy procesach w firmie. Idąc tym tropem, fachowo i na czas prowadzona księgowość przy równoczesnej redukcji jej kosztów i  oszczędności zasobów, które są w nią zaangażowane brzmi jak zdanie wyjęte z filmów science-fiction. Jak coś, co istnieje co najwyżej w naszych marzeniach. Czy na pewno?

Nic bardziej mylnego.

Nowoczesny biznes od lat stara się skupić tylko na działaniach, w których jest ekspertem. Dlatego firmy zajmujące się np. odzieżą często nie posiadają własnego działu transportu, czy logistyki – zlecają to innym specjalistom w tych konkretnych dziedzinach. Korporacje zatrudniają zewnętrzne agencje reklamowe czy marketingowe. Wszystko po to, by oszczędzić czas (a przy tym pieniądze) i wykorzystać go na rozwój firmy.

Dział księgowości jest niezwykle ważny. Tutaj każdy proces finansowy w  firmie jest trwale rejestrowany, tutaj pisana jest swoista historia firmy. Pracownicy tego działu tworzą wszelakie deklaracje podatkowe, m.in. VAT, CIT, PIT, etc. To tutaj powstają dane finansowe, które następnie są zestawiane i przedkładane finansistom, czy zarządom do analizy. To właśnie te dane są następnie podstawą do podejmowania często niełatwych, ale rzutujących na firmę i jej przyszłość decyzji. To księgowi odpowiedzialni są za kontakt z wieloma instytucjami państwa polskiego, takimi jak np. Urząd Skarbowy, Urząd Kontroli Skarbowej, ZUS. Spoczywa na nich tak wielka odpowiedzialność, że często posiadają oni swoje własne ubezpieczenia. W dobie częstych zmian w prawie i zawiłych przepisów optymalizacja procesów tego działu jest konieczna, aby firma nadążała za zmieniającą się dynamicznie rzeczywistością, a tym samym mogła funkcjonować na odpowiednim poziomie.

Źle rozliczone podatki to ogromne kary finansowe, a często też odpowiedzialność karna. Obowiązek znajomości prawa oznacza potrzebę ciągłych szkoleń w zakresie  zmian legislacyjnych. To oznacza ciągłe koszty dla firmy. Koszty działu, który i tak sam  w sobie jest kapitałochłonny. Pensja głównej księgowej to około 5-6 tys. zł. Do tego wynagrodzenie księgowej w granicach 3-4 tys. zł. To oznacza, że tylko koszt pracowników przykładowego dwuosobowego  działu  księgowego to średnio 10 000 zł miesięcznie. Należy też pamiętać, że aby dział mógł funkcjonować potrzebne jest nowoczesne oprogramowanie i sprzęt IT co sprawia, że koszty przerastają przedsiębiorców. Często nasuwa się pytanie dlaczego firma ma zarabiać tylko po to, aby pracował dział księgowości? Z drugiej strony oszczędzanie na tym dziale (z oczywistych względów, o których była mowa w tym tekście) może dla firmy oznaczać drogę ku poważnym problemom.

Rozwiązaniem, które jest idealne, aby przykre obowiązki nie zajmowały nam czasu, a przy tym odciążyły budżet jest outsourcing. W Polsce 9/10 managerów przyznało, że korzysta ze zlecania na zewnątrz. To większy procent niż w Europie zachodniej.

 outsourcing development

Ale dlaczego outsourcing? Dlaczego zaufać innej firmie?

Odpowiedź jest niezwykle trywialna. Ponieważ to się opłaca.

Wybierając nowe rozwiązanie dla firmy każdy manager czy CEO robi bilans zysków i strat – czy potencjalne korzyści przewyższają zagrożenia, wady i koszty. Przeniesienie swojej księgowości do biura rachunkowego uwalnia duży kapitał. Redukuje koszty administracyjne oraz pracownicze. Płacimy przecież za dobrze wykonana usługę i nie w naszej gestii jest alokowanie pracowników do naszego zlecenia. Wszystko regulują zapisy umowy. Odpowiedzialność za prawidłowe księgowanie w ujęciu szerokim ciąży na zewnętrznym podmiocie, czyli biurze rachunkowym.

Bez działu księgowości nie ma potrzeby inwestowania w kursy i szkolenia, a także wdrażania nowych pracowników do naszej firmy w przypadku odejść, zwolnień itp. Niepotrzebne jest już kosztowne nowoczesne oprogramowanie księgowe. To  zapewnia nam biuro rachunkowe. Jeśli wybierzemy solidną firmę outsourcingową, która posiada wysokie ubezpieczenie, nie musimy się już martwic o błędy w księgowości. Często bywa też tak, że outsourcing usług księgowych do profesjonalnego biura rachunkowego ujawnia wieloletnie nieprawidłowości, które miały miejsce dotychczas w firmie, a za które moglibyśmy ponieść odpowiedzialność.

Nieterminowe, nieprawidłowe lub niezrealizowane zobowiązania publiczne to potencjalne grzywny, których można uniknąć, a przez to poprawić wynik finansowy przedsiębiorstwa. Brak takiego działu w naszej firmie to też wolna przestrzeń biurowa, brak opłat za media. Powstaje miejsce na rozszerzenie działu sprzedaży,  marketingu, czy innego ważnego dla nas obszaru.

Biuro rachunkowe najlepiej wie jakich ludzi zatrudnić do danych zadań. Księgowe mogą się specjalizować tylko w konkretnych zagadnieniach co pozwala stworzyć zespół ekspercki. Podczas lat na rynku takie firmy nabierają cennego doświadczenia i tworzą własne know-how. Dzięki temu są bardziej skuteczne i efektywne. Poprzez doświadczenie radzą sobie z rożnymi sytuacjami kryzysowymi oraz chronią klientów przed nieprzemyślanymi rozwiązaniami. Outsourcing usług księgowych to też niezwykła oszczędność czasu i uwagi. Zarząd danej firmy może poświecić czas na rozwój firmy.

Kolejna cecha takich nowoczesnych biur rachunkowych to ich interdyscyplinarność. W jednym miejscu można załatwić sprawy z wielu dziedzin. Na księgowość oraz procesy w firmie patrzy się kompleksowo oraz z wielu perspektyw. Poprzez szeroki zakres usług można oszczędzić nie tylko na księgowości, ale też na doradztwie podatkowym czy usługach finansowych. Możliwość załatwienia kilku strategicznych dla firmy tematów w jednym miejscu to kolejny bardzo cenny profit. Profit, który oszczędza nasz czas i pieniądze.

zalety outsourcingu