Dlaczego rozwiązania on-line są kluczowe dla biura rachunkowego?

Coraz częściej przeglądając oferty biur rachunkowych, w tych prężniej działających i lepiej zorganizowanych, spotykamy się z usługą on-line. Dlaczego? Trendy w biznesie często przekładają się na stosowane rozwiązania w firmach outsourcingowych, które wsłuchują się w potrzeby rynku i wychodzą im naprzeciw.

Księgowość od początku polskiej przemiany w ‘89 roku bardzo się zmieniła. Odchodzi się od tradycyjnej obsługi dokumentów papierowych. Eliminacja zbędnych, czasochłonnych oraz kosztownych czynności związanych z dostarczaniem dokumentów, ich segregacją, czy wreszcie z  etapem właściwej pracy nad nimi to jeden z głównych priorytetów biur rachunkowych. Dlatego właśnie optymalizacja procesów w firmach księgowych, nierozerwalnie związania z odpowiednim oprogramowaniem, stała się kluczowym elementem dającym przewagę konkurencyjną.

Jakie jeszcze korzyści dla Klienta niesie za sobą obsługa księgowa on-line?

Oszczędność czasu

oszczednosc_czasu

Żeby wykonać działania niezbędne by dokument był zaksięgowany, należy poświęcić dużo czasu na czynności, które są machinalne i nie wymagają wiedzy merytorycznej. Dokumenty należy posortować i poukładać, sprawdzić ich poprawność, następnie wszystkie dane należy umieścić w programie do księgowania, czyli ręcznie je wpisać. Proszę sobie wyobrazić 300 dokumentów, które należy posortować oraz wprowadzić manualnie do odpowiedniego programu finansowo-księgowego – ogrom pracy.  To jednak drugi etap, bo najpierw te dokumenty w formie papierowej muszą dotrzeć do biura za pomocą poczty lub zostać dostarczone osobiście przez Klienta. Te wszystkie działania zajmują bardzo dużo czasu, którego nikt w dzisiejszej rzeczywistości nie ma.

Na szczęście dzisiaj są dostępne rozwiązania IT, które oszczędzają ten cenny czas. Klient wystarczy, że prześle (nawet za pomocą smartfona) do biura rachunkowego pod wskazany adres zdjęcie lub skan faktury. Po kilku sekundach cała sekwencja czynności zaczyna być realizowana przez biuro rachunkowe. Oszczędzamy kilka godzin, a wliczając czas dostarczenia dokumentów do księgowości nawet dni.

Oszczędność miejsca

oszczednosc_miejsca

Nawet małe  firmy generują setki dokumentów księgowych. To nawet dziesiątki kilogramów faktur i innych pism, które należy przechowywać w odpowiednio zabezpieczonym miejscu. Mała firma może generować rocznie ponad 30 segregatorów dokumentów, każdy po jednej ryzie papieru (500 kartek formatu A4). Ponieważ może się zdarzyć kontrola skarbowa, dane archiwalne są obowiązkowo przechowywane nawet w momencie, kiedy nie są już potrzebne Klientowi. Biuro rachunkowe, które posiada odpowiednie narzędzia nie ma potrzeby przechowywania dokumentów w formie papierowej. Dane Klienta są przechowywane w formie elektronicznej, na zabezpieczonym serwerze w kilku kopiach.

Przejrzystość

przejrzystosc

Klienci biura rachunkowego oczekują dostępu do swoich dokumentów. Najlepiej, gdyby był to dostęp całodobowy. Jak sprostać takim wymaganiom jeśli biuro czynne jest do godziny 16 i jest zamknięte w weekendy? Jak pokazać całokształt działania firmy oraz przejrzystość danych i dokumentacji? Po raz kolejny odpowiedzią są optymalne rozwiązania IT umożliwiające obsługę księgową on-line. Klient poprzez np. panel ma dostęp do swojej bazy danych, która zawiera wszystkie jego dokumenty w odpowiednim porządku. Dosłownie z  każdego miejsca na ziemi z dostępem do Internetu, o każdym czasie można mieć wgląd do swojej dokumentacji, wyników finansowych firmy, często także odpowiednich raportów, czy zestawień w przejrzystych formach graficznych.

Oszczędność pieniędzy

oszczednosc_pieniedzy

Spośród wszystkich zalet rozwiązań on-line stosowanych w biurach rachunkowych, na czele istotnych argumentów dla Klienta stoi także oszczędność pieniędzy. Biura, które automatyzują procesy mogą sobie pozwolić na zwiększenie efektywności, a przez to także obniżenie cen usług przy zachowaniu odpowiednio wysokiego poziomu jakości obsługi. Dzięki oszczędności czasu prężnie działające biura rachunkowe często są w stanie tą jakość obsługi nawet podnieść. To profit dla właściciela biura, ale także dla jego Klientów. Oszczędzamy również na dowozie (lub wysyłce) dokumentów, ich przechowywaniu, a także utylizacji. Koszty zużycia materiałów biurowych spadają razem z kosztami wynajmu powierzchni biurowej.

Reasumując, patrząc na zalety rozwiązań on-line w biurach rachunkowych, dla firm, które cenią swój czas i pieniądze wybór biura rachunkowego mającego właśnie takie rozwiązania jest krokiem oczywistym.