Fakty i Mity Outsourcingu Księgowości

outsourcing księgowości

Mimo wielu zalet jakie niesie ze sobą outsourcing usług księgowych, nadal panuje wiele mylnych przekonań dotyczących prowadzenia biznesu w oparciu o ten model. Większość z nich wynika z obawy przed diametralną zmianą struktury firmy, która jednak nie musi oznaczać obrotu o 180°

– podsumujmy najczęstsze wątpliwości i skonfrontujmy je z rzeczywistymi cechami outsourcingu księgowości.

  1. „Moje informacje i dokumenty nie są bezpieczne w biurze rachunkowym.”

MIT: Zlecając księgowość fachowcom z wieloletnim doświadczeniem twoje dane są bezpieczniejsze niż u księgowej w przedsiębiorstwie. Dobre biura rachunkowe posiadają politykę ochrony danych  (politykę bezpieczeństwa informacji) i co istotne przestrzegają jej, często będąc ubezpieczonym na setki tysięcy złotych. Każdy pracownik jest zobowiązany do przestrzegania polityki ochrony danych wrażliwych pod groźbą sankcji prawnych. Biura rachunkowe posiadają dodatkowo zabezpieczenia IT chroniące dane Klienta przed atakami hackerskimi.

  1. „Zlecając prowadzenie księgowości stracę kontrolę nad bardzo istotnym obszarem naszej firmy.”

MIT: Czy możemy kontrolować co się dzieje z naszą firmą kiedy procesy odbywają się w biurze rachunkowym? Oczywiście, że tak! Lepiej dobrane rozwiązania i dostęp do dokumentacji nie tylko poprawiają kontrolę finansową nad przedsiębiorstwem, ale też pozwalają uniknąć zbędnych kosztów. Oparcie działalności na profesjonalnie dobranych rozwiązaniach firmy outsourcingowej nie spowoduje utraty kontroli nad nią, a jest bezpieczniejsze niż pozorna kontrola nad niezoptymalizowanym i kosztownym działem księgowości w naszej firmie.

Kontrola nad firmą to bardzo szeroki temat. Każdy przedsiębiorca chciałby umieć przewidywać i analizować sytuację z wyprzedzeniem, tylko czy dział księgowości w firmie posiada wszystkie informacje o zmianach w prawie i trendach na rynku? Jeśli posiadamy entuzjastyczną księgową, która zgłębia wiedzę codziennie i księgowość to jej pasja, a przepływ informacji w firmie jest doskonały poprzez wielokanałową ich dystrybucję – nie ma problemu. Tylko czy stać nas na taki wydatek? Dobre biuro rachunkowe dba o to, żeby każda wartościowa informacja trafiła do klienta jak najszybciej jest to możliwe. To firmie zewnętrznej zależy, aby dostarczyć najlepszej jakości usługi.

  1. „Naszej firmy nie stać na outsourcing.”

MIT: Główną zaletą zlecania na zewnątrz jest zmniejszenie kosztów! Dział księgowości to bardzo duży wydatek. Pensje księgowych, szkolenia, sprzęt, oprogramowanie, przestrzeń biurowa, ubezpieczenia.  Zlecając na zewnątrz płacimy miesięcznie średnio kilkadziesiąt procent mniej. Oprócz mniejszych kosztów otrzymujemy doświadczenie oraz profesjonalną obsługę. W XXI wieku można zaobserwować trend który pokazuje, że duże firmy, aby zwiększyć przewagę konkurencyjną zlecają na zewnątrz działy w których nie są ekspertami. Outsourcing śmiało można podsumować trzema słowami  – taniej, lepiej, szybciej.

  1. „Cena może rosnąc wraz ze wzrostem firmy.”

PRAWDA: Kiedy firma się rozwija generuje ona więcej dokumentów, a jednocześnie obowiązków dla biura rachunkowego. Jednak należy spojrzeć na tą sytuację z szerszej perspektywy. Kiedy nasza główna księgowa nie jest w stanie podołać działaniu rozwijającej się firmy potrzebujemy rozszerzenia działu księgowości, to znaczy nowego komputera, licencji oprogramowania itp., do tego dochodzą koszty pracy, przestrzeń biurowa, a także czas przeznaczony na rekrutację i późniejsze wdrożenie osoby do firmy wraz ze szkoleniami, które mogą okazać się niezbędne, by wewnętrzny dział księgowości udźwignął ciężar zagadnień finansowo-księgowych rozwijającej się firmy. Biura rachunkowe często opierają wycenę na ilości dokumentów dostarczonych do firmy. Praktyka jest taka, że istnieją pewne przedziały ilości dokumentów i płacimy więcej gdy je przekroczymy. Jest to rozsądne, ponieważ firma rozwijając się generuje więcej dokumentów, a więc biuro rachunkowe ma więcej pracy. Jednak ten koszt nadal jest wielokrotnie niższy od konwencjonalnego rozwiązania. Oczywiście wiele firm rachunkowych posiada również rozwiązania, które nie uzależniają ceny od ilości dokumentów.

  1. „Biuro rachunkowe nie zna się na specyfice mojej działalności.”

MIT: Biura rachunkowe z wieloletnim stażem na rynku posiadają doświadczenie w wielu typach działalności. Tworzą własny know-how i rozwiązania dostosowane do wielu segmentów rynku. Jest dużo łatwiej oraz taniej znaleźć podmiot rachunkowy, który posiada wymaganą wiedzę i doświadczenie niż księgową/księgowego spełniającego podane wymagania – zespół ma większe możliwości poznawcze niż pojedynczy pracownik księgowości, któremu raczej z trudem przyszłoby opanowanie specyfiki wielu rynków i branż.

  1. „Jeśli popełnią błąd to stracę firmę i oszczędności!”

MIT: Biura rachunkowe są ubezpieczone od popełnianych błędów. Minimalna suma polisy wynosi 5.000 EUR, jednak zaleca się wybór biura które ma polisę w wysokości kilkuset tysięcy złotych. Takie ubezpieczenie daje pewność, że jeśli którykolwiek z pracowników biura popełni błąd, to kosztem zostanie obciążone biuro i odzyskamy pieniądze.

  1. „Istnieje niebezpieczeństwo, że mnie oszukają.”

PRAWDA: W każdym sektorze działalności firmy istnieje niebezpieczeństwo, że dany podmiot, czy osoba może nas oszukać. Jednak zależy nam, żeby takie prawdopodobieństwo zniwelować praktycznie do zera. Aby zdobyć zaufanie do jakiejkolwiek firmy należy z nią dobrze współpracować lub uzyskać informacje potwierdzające, że firma jest rzetelna. Który podmiot jest bardziej godny zaufania – Biuro rachunkowe z dobrymi opiniami, które obsługuje klientów od lat, czy nowy i nieznany pracownik?

  1. „Jeśli wykryją jakąś nieprawidłowość to będę miał problemy.”

PRAWDA: Kiedy biuro wykryje nieprawidłowość po poprzednim księgowym mogą powstać problemy. Jednak należy dodać, że problemy mogą przerodzić się w sankcje kiedy wykryje je odpowiednia kontrola urzędnicza. Biura rachunkowe często prostują wieloletnie nieprawidłowości oraz zaległości, które mogłyby skutkować dotkliwymi karami, a nawet postępowaniami w sadzie.

  1. „To strasznie niewygodne i czasochłonne rozwiązanie.”

MIT: W XXI wieku każda działalność dąży do jak najwygodniejszego i najprostszego rozwiązania. Nie ma już potrzeby dostarczania dokumentów oraz stawiania się osobiście w biurze rachunkowym. Dokumenty można zeskanować oraz wysłać zabezpieczonym mailem. Faktury można przesłać zdjęciem ze smartphone’a, a konsultacje odbywają się często w formie wideokonferencji przez Skype.  To najwygodniejsze rozwiązanie dla rozwoju biznesu.

  1. „Przechodząc do biura będę musiał zwolnić pracowników z działu księgowości.”

PRAWDA: Jednak podczas przejścia na model outsourcingowy dział księgowy może być potrzebny do przenoszenia odpowiedzialności na biuro rachunkowe – proces księgowości wymaga ciągłości prowadzenia. W związku z tym pracownicy dostaną dużo czasu aby się przebranżowić lub znaleźć inną pracę.