Jak wybrać biuro rachunkowe?

jak wybrać biuro rachunkowe

Gdy przedsiębiorstwo się rozwija, a tym samym tematów księgowo-podatkowych jest zdecydowanie więcej i  są one bardziej zawiłe możemy dojść do wniosku, że księgowość i podatki nas przerastają. Nawet nasza księgowa, która dotychczas była w stanie prowadzić rachunkowość naszej firmy może nie dawać sobie rady a jej urlopy czy L4 zaczynają paraliżować naszą firmę. W takiej sytuacji zaczynamy szukać alternatywnego rozwiązania – jakiego?

Zgodnie z najnowszymi trendami zarządzania powinno być to biuro rachunkowe, które kompleksowo i bez uchybień czy przestojów zajmie się naszymi finansami i podatkami. Znalezienie takiego biura to na pierwszy rzut oka nic trudnego – w większych miastach są ich dziesiątki. Niestety, po 2007 roku biuro rachunkowe może założyć bardzo szeroka grupa osób ponieważ nie jest już potrzebna licencja Ministra Finansów.

Jak spośród takiego zagęszczenia biur wybrać to odpowiednie, by nie wpaść w jeszcze większe kłopoty?

Oto 10 pytań, które należy sobie zadać szukając dobrego biura rachunkowego:

  1. 1. Czy biuro rachunkowe posiada odpowiednie doświadczenie?

W prawie podatkowym i rachunkowości, tak jak i w biznesie, zachodzą częste zmiany. Adaptacja do nich stanowi duże wyzwanie dla biur rachunkowych z krótkim stażem. Biura rachunkowe, które funkcjonują na rynku latami posiadają doświadczenie nie tylko w biznesie, ale też w pokonywaniu sytuacji kryzysowych i tworzeniu optymalnych modeli biznesowych. Najważniejsze jest własne know-how – stworzenie optymalnych rozwiązań wymaga czasu i doświadczania, które wynika z funkcjonowania na rynku od lat. Marki z wieloletnim stażem dają nam pewność i budują zaufanie, a zaufanie to fundament w biznesie – jak można powierzyć tak ważny dział firmy jakim jest dział księgowości biurze, któremu nie można zaufać? Kolejna rzeczą, której potrzebujemy to stabilność. Jeśli już zlecamy księgowość w biurze rachunkowym to chcemy mieć pewność, że oddajemy ją w doświadczone, zaufane ręce chcąc skupić się tylko i wyłącznie na swoim biznesie i rozwoju firmy. Potrzebujemy pewności, że nie będzie niespodziewanych problemów lub kosztów.

  1. 2. Czy biuro rachunkowe posiada odpowiednie kompetencje?

Nikt z nas nie chciałby powierzyć księgowości zespołowi stażystów, którzy uczą się księgowania od podstaw. Kompetencje i doświadczenie pracowników biura są kluczowym elementem. Procesy księgowe są na tyle złożone i ważne, że brak kompetencji może skutkować dodatkowymi kosztami, a nawet grzywnami. W tym obszarze nie ma miejsca na uczenie się na błędach, bo są one zazwyczaj bardzo kosztowne. Dlatego przed podpisaniem umowy należy sprawdzić, czy księgowi posiadają odpowiednie doświadczenie, kompetencje i certyfikaty. Ich brak może skutkować poważnymi konsekwencjami.

  1. 3. Jak wygląda kontakt z Klientem?

klient biura rachunkowego

W wielu sytuacjach kontakt z Klientem kończy się przy podpisaniu umowy. Co dalej? Następny telefon otrzymujemy przy końcu umowy lub gdy pojawia się problem po stronie biura rachunkowego. Kontakt z Klientem  i sama komunikacja w biurze rachunkowym to niezwykle ważny czynnik. Prowadzenie firmy oraz rynki nie są już tak przewidywalne jak kiedyś, a potrzeby Klienta mogą zmienić się nawet z dnia na dzień. Biuro rachunkowe powinno posiadać strategie obsługi Klienta oraz wielokanałowy kontakt z nim. Poznawanie potrzeb Klienta poprzez odpowiednio przeprowadzone rozmowy telefoniczne, przesłane maile, czy newsletter z najnowszymi informacjami z biura to przydatne rzeczy. Im lepiej biuro rachunkowe zna swojego Klienta i im lepiej się z nim komunikuje, tym skuteczniejsze i bardziej odpowiednio dobrane będą rozwiązania księgowe czy biznesowe. To, jak firma zachowuje się przy pierwszym kontakcie i jak przestrzega swoich zobowiązań i obietnic, może rzutować na potencjalnej dalszej współpracy.

  1. 4. Czy biuro rachunkowe posiada szeroki zakres usług?

Każdy przedsiębiorca dąży do rozwoju swojej firmy, a wraz ze wzrostem przedsiębiorstwa wzrastają jego potrzeby. Sama księgowość może nie wystarczyć. Nagle pojawia się potrzeba doboru rozwiązań finansowych, czy może optymalizacja naszych zobowiązań podatkowych oraz rozwiązań związanych z podatkami, które firma płaci. Oczywiście możemy rozeznać rynek, rozpocząć spotkania z wybranymi kandydatami i finalnie związać się z doradcą finansowym oraz  podatkowym – jednak często nie mamy na to wystarczająco dużo czasu lub takie rozwiązanie jest zwyczajnie zbyt kosztowne. Ponadto z czasem może okazać się, że osoby te nie potrafią porozumieć się z naszą księgową lub naszym biurem rachunkowym, a bez dobrego przepływu informacji ten obszar nigdy nie będzie zoptymalizowany.

Kiedy biuro posiada wiele usług biznesowych w jednym miejscu możemy oszczędzić czas i pieniądze. Kompleksowość to też patrzenie na wiele spraw biznesowych z szerszej perspektywy – nasz doradca dobierze rozwiązania w oparciu o wiedzę finansową i podatkową, którą ma na bieżąco i pod jednym dachem, a przez to w perspektywie czasu rozwiązanie „all in 1” okazuje się zdecydowanie efektywniejsze dla naszej firmy i co oczywiste – jej finansów.

  1. 5. Jakiego oprogramowania używa biuro rachunkowe?

oprogramowanie księgowość

To, że firma ogłasza otwarcie, że korzysta z legalnego oprogramowania pokazuje niezwykłą niekompetencję. Korzystanie z czegokolwiek co jest nielegalne nie powinno przejść przez myśl prezesowi biura rachunkowego jak i potencjalnemu Klientowi. Na kwestie oprogramowania często patrzy się dwutorowo. Kiedy zmieniamy księgowość potrzebujemy ciągłości w jej prowadzeniu. Zmiana oprogramowania, na którym działa nasza firma to często długi proces, na który nie mamy czasu. Jeśli jednak biuro rachunkowe jest doświadczone i dobrze  orientuje się w rozwiązaniach software’owych proces zmiany księgowości jest nie tylko możliwy przy odmiennych programach finansowo-księgowych, ale także trwa zdecydowanie krócej.

Kwestia IT w XXI wieku to też bezpieczeństwo. Od tego, czy biuro rachunkowe posiada odpowiednie zaplecze IT, zależy bezpieczeństwo naszych wrażliwych danych.

  1. 6. Jaki jest zakres naszych obowiązków, a za co odpowiada biuro rachunkowe?

W dzisiejszych czasach w większości przypadków cena wciąż odgrywa kluczową rolę przy podejmowaniu decyzji. Często dajemy się skusić bardzo niskiej cenie. Czy najmniej zawsze znaczy najlepiej? Jak wiadomo, praktycznie nigdy. Z podziałem obowiązków między biuro a Klienta można zauważyć zależność. Im mniej płacimy tym więcej obowiązków pozostaje na naszych barkach. Ale przecież zlecając na zewnątrz księgowość mieliśmy mieć mniej obowiązków!

Przy zawieraniu umowy zwróćmy uwagę na listę obowiązków, które nakłada na nas biuro. Własnoręcznie sporządzanie pewnych raportów, a nawet sprawozdań może być kłopotliwe. Należy poszukać biura, które przy rozsądnej cenie weźmie na siebie możliwie dużo zobowiązań. Jest to możliwe – istnieje wiele rozwiązań IT które pomagają biurom rachunkowym działać sprawniej i szybciej, a przez to obniżyć koszty.

  1. 7. Czy biuro tej wielkości jest odpowiednie dla mojej firmy?

katowice biznes księgowość

Każda z firm posiada kluczowych Klientów, którzy dostarczają największego zysku. O takich Klientów dba się z największą starannością. Jednak kiedy dany Klient nie przynosi dużych profitów często schodzi na dalszy plan. Czy wielka korporacja zadba tak samo o mały sklep mięsny jak o wielki koncern paliwowy? Czy małe biuro rachunkowe udźwignie obsługę dużej, a nawet średniej ale prężnie działającej firmy? Swój wybór należy rozsądnie wypośrodkować. Zaleca się wybrać biuro dla którego będzie się ważnym Klientem lub takie, w którym mamy pewność, że zostaniemy potraktowani równie dobrze jak kluczowi Klienci. Poznać to możemy już od pierwszego kontaktu – od podejścia biura do nas i naszych ludzi odpowiedzialnych za modelowanie umowy.

  1. 8. Czy biuro rachunkowe posiada rozwiązania online?

Modele biznesowe w obecnych czasach są oparte na wykorzystaniu rewolucyjnych rozwiązań IT. Dlatego  staroświeckie przynoszenie sterty dokumentów do księgowej liczącej na liczydle na szczęście nie ma już miejsca w XXI wieku. Wygoda i oszczędność czasu interesuje nas najbardziej. Najskuteczniejsze jest przesyłanie dokumentów oraz konsultacje online – nie ma wtedy potrzeby marnowania czasu na przynoszenie dokumentów do biura rachunkowego. Faktury kosztowe można przesłać nawet za pomocą smartphone’a, a przychodowe przy użyciu aplikacji dostarczonej przez nasze biuro rachunkowe.

  1. 9. Czy nasze dokumenty będą bezpieczne w biurze rachunkowym?

Podobno jedyne osoby, które znają przepis na Coca-Colę nie mogą wspólnie podróżować aby zachować bezpieczeństwo. Dokumenty, które zawierają wrażliwe dane o naszej firmie to łakomy kąsek dla konkurencji.  Poświęcamy wiele uwagi oraz środków, aby chronić nasze tajemnice handlowe oraz kluczowe dane. Jak zachować tajność dokumentacji kiedy przekazujemy ją pod opiekę obcej firmie? Czy biuro rachunkowe to potencjalne niebezpieczeństwo wycieku naszych kluczowych danych? Wybierając biuro rachunkowe należy sprawdzić jaką ma ono politykę ochrony danych, jak przechowuje ważne dokumenty oraz jak gwarantuje prawnie ochronę danych wrażliwych.

  1. 10. Czy biuro rachunkowe posiada odpowiednie OC?

Każdy może popełnić błąd, nawet taki podmiot jak doświadczone biuro rachunkowe. Tym bardziej, gdy mówimy o skomplikowanych i wielopłaszczyznowych kwestiach księgowych czy podatkowych. Ostatnią rzeczą, której byśmy sobie życzyli to płacić za cudze błędy – szczególnie za błędy biura rachunkowego, które mogą kosztować dziesiątki, a nawet setki tysięcy złotych! Taka suma może spowodować klęskę małego przedsiębiorcy. Polisa ubezpieczeniowa to konieczność dla biura rachunkowego. Minimalna wysokość polisy to tylko 5000 euro, co w przeliczeniu daje ponad 20 000 złotych. Taka polisa nie zapewni nam bezpieczeństwa. Istnieje wiec ryzyko, że przy błędzie biura rachunkowego trudno nam będzie otrzymać odszkodowanie. Za powstałą szkodę będziemy musieli zapłacić sami. Im wyższa polisa biura rachunkowego tym większe bezpieczeństwo – polisa w wysokości 100 000 euro to suma, która pozwoli nam się czuć bezpiecznie i zaufać księgowym biura rachunkowego.