Outsourcing usług księgowych

Outsourcing coraz śmielej wkracza na salony polskich firm, również w dziedzinie księgowości. Sama nazwa pochodzi od trzech angielskich słów: outside-resource-using i oznacza korzystanie z zewnętrznych źródeł. W przypadku usług księgowych polega na przekazaniu obsługi księgowej zewnętrznemu, specjalizującemu się w tego rodzaju usługach podmiotowi. 

Co ciekawe, w obowiązujących w Polsce przepisach ustalających zasady funkcjonowania umów outsourcingowych, samo słowo outsourcing się nie pojawia. Mimo to na mocy Ustawy o rachunkowości prowadzenie ksiąg można powierzyć podmiotom zewnętrznym, zarówno rodzimym, jak i zagranicznym (z innych państw członkowskich UE).

Do najpopularniejszych usług księgowych wchodzących w skład obsługi outsourcingowej zalicza się zwłaszcza prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz naliczanie wynagrodzeń. Podmiotom zewnętrznym można powierzyć również rachunkowość zarządczą oraz szeroko pojęte doradztwo – w zakresie zasad finansowania działalności firmy, utrzymywania płynności finansowej czy to optymalizacji podatkowej. Warto również skorzystać z profesjonalnej pomocy przy sporządzaniu wymaganej przy prowadzeniu przedsiębiorstwa dokumentacji, a więc wielorakich sprawozdań i deklaracji.

Oczywiście, charakter i różnorodność świadczonych usług outsourcingowych różni się w zależności od specyfiki oferty proponowanej przez specjalizujący się w tym podmiot. Szczegółowy zakres i sposób świadczenia tego rodzaju usług to jeden z najważniejszych punktów umowy outsourcingowej. Umowa ta powinna uwzględniać również obowiązki zleceniodawcy, do których należą przede wszystkim dotrzymywanie terminów związanych z przekazywaniem materiałów oraz udzielanie wszelkich niezbędnych informacji, które mogą mieć wpływ na obsługę outsourcingową.

Spośród licznych zalet tego rozwiązania, zazwyczaj wskazuje się przede wszystkim na niższe koszty prowadzenia księgowości w porównaniu do księgowości wewnętrznej, zmniejszenie ryzyka błędów księgowych (to usługodawca ponosi ewentualne konsekwencje finansowe będące wynikiem niezgodności z przepisami prawa czy nieterminowością!) oraz odpowiedzialności firmy (zleceniodawca przekazuje firmie outsourcingowej odpowiedzialność karną i cywilną za ewentualne błędy). Dzięki zewnętrznemu sposobowi prowadzenia księgowości przedsiębiorstwo może skupić się na swojej zasadniczej działalności, koncentrując na niej główne siły i środki.